Как заказать образец товара из Китая перед оптовой закупкой

Определите, что хотите проверить

Образец со склада подойдёт, если нужно оценить готовый товар. Сверьте артикул и комплектацию с оптовым предложением. Если продавец показывает один вариант, а оптовую цену дал на другой, запросите именно ту версию, которую собираетесь покупать.

Для товара по вашему ТЗ запросите предпроизводственный образец. Уточните, из каких материалов он сделан, какие комплектующие использованы и что может отличаться в серии. Если на образце временная фурнитура или другая упаковка, запишите это отдельно. Проверьте изменённые элементы до утверждения заказа. Уточните версию образца и её связь с оптовым заказом до оплаты.

Если экземпляр нужен лаборатории, сначала получите её требования к количеству, идентификации и документам. Покупательская проверка и испытания для подтверждения соответствия решают разные задачи. Порядок для лабораторных образцов разбираем в отдельной статье. Сертификация товаров из Китая и ввоз образцов.

Что написать поставщику до оплаты

Приложите ссылку на товар или чертёж и обозначьте версию спецификации. Вынесите в сообщение параметры, по которым будете принимать решение. Для готового изделия это могут быть модель, размеры и комплектация. Для производства под заказ добавьте материал, допуски, маркировку и требования к упаковке, если они влияют на результат.

Отдельно запросите цену образца и его доставки, дату готовности и условия зачёта оплаты в будущую партию, если продавец предлагает такой зачёт. Заодно уточните MOQ, минимальный объём заказа, и цену серии именно в согласованной комплектации. Иначе можно потратить время на проверку изделия, которое фабрика изготовит только в объёме выше вашего бюджета.

Сообщение, которое можно отправить поставщику

Просим рассчитать образец по приложенной спецификации. Подтвердите материал, размеры, комплектность и отличия от будущей партии. Сообщите цену образца, стоимость доставки по указанному адресу, дату готовности, минимальный объём заказа и цену партии в согласованной комплектации. Уточните, зачтёте ли стоимость образца при оптовом заказе.

Если сравниваете две фабрики, отправьте обеим одинаковое ТЗ. Тогда разница в цене будет относиться к одному изделию, а не к двум похожим версиям с разной фурнитурой или толщиной материала. Если список кандидатов ещё не собран, начните с проверки поставщиков. Как найти поставщика в Китае.

Что проверить ещё до отправки из Китая

Попросите фото маркировки, комплектации и габаритов. Если критична посадка детали, запросите измерение нужного размера на фото или видео. Для образцов от нескольких фабрик заведите отдельные обозначения и попросите подписать упаковку. Так после распаковки будет понятно, чей экземпляр прошёл проверку.

Определите, где можно провести проверку. Комплектность и видимые дефекты можно оценить там, где принимают образец. Если нужно установить деталь в ваше оборудование или проверить изделие на конкретном рабочем месте, образец должен попасть к тому, кто проведёт пробную установку. Для расчёта отправки заранее подготовьте описание товара, стоимость, количество мест, габариты и массу готовой упаковки.

Как принять образец и передать правки фабрике

Проверяйте параметры, которые способны изменить решение о закупке. Если это кронштейн, приложите его к ответной детали, сверьте межосевое расстояние отверстий и убедитесь, что согласованный крепёж входит в комплект. Если это готовый товар для розницы, распакуйте его как покупатель и проверьте, хватает ли деталей для использования.

Записывайте результат так, чтобы поставщик мог повторить проверку. «Не подходит» не объясняет, что исправить. В учебном примере на чертеже указано межосевое расстояние 80 ± 0,5 мм. На образце получилось 81,2 мм. В замечании укажите номер чертежа, допустимый диапазон 79,5–80,5 мм, результат замера и приложите фото. После доработки проверьте именно изменённый параметр и всё, на что могла повлиять правка.

Удобно присвоить каждой версии один из трёх статусов:

• Утверждён. Параметры проверены, версию можно использовать при согласовании партии.
• На доработку. Зафиксированы замечания и способ повторной проверки.
• Отклонён. Изделие не подходит по критичному параметру или поставщик не подтверждает нужную комплектацию.

Что перенести из проверки в оптовый заказ

Свяжите заказ с конкретной версией спецификации, фотографиями и обозначением утверждённого образца. Если при приёмке понадобится физический эталон, согласуйте, где он хранится и как обе стороны идентифицируют экземпляр. Характеристики, по которым будете принимать партию, запишите в спецификации с допусками и способом проверки.

Отдельно зафиксируйте, какие замены фабрика должна согласовать до производства. Если поставщик меняет материал или компонент, оцените влияние на цену, сборку и эксплуатацию до подтверждения изменения. Когда партия готова, инспектору нужны те же критерии, которыми пользовался закупщик. Как проверить качество партии в Китае.

Перед авансом обновите экономику закупки по фактической комплектации и упаковке. Если образец прошёл проверку с защитной вставкой, выясните, входит ли она в серийную цену и как меняет размеры грузового места. Так решение о закупке опирается на тот товар, который фабрика действительно готова отгрузить. Как выбрать товар для закупки в Китае и посчитать экономику.

Частые вопросы

Нужно ли покупать образец у каждого поставщика?

Заказывайте у кандидатов, между которыми действительно готовы выбирать. Если один продавец ещё не подтвердил цену партии или нужную комплектацию, сначала закройте эти вопросы.

Сколько образцов заказать?

Отталкивайтесь от проверок. Для примерки детали и испытания, после которого её нельзя использовать, могут понадобиться разные экземпляры. Если один должен остаться эталоном, предусмотрите его отдельно.

Что делать, если образец заметно дороже единицы в партии?

Запросите разбивку цены. Штучная подготовка, доработка и доставка могут считаться отдельно. Уточните, засчитывается ли стоимость образца при оптовом заказе, и получите подтверждение письменно.

Можно ли сразу заказать пробную партию?

Да, если задача состоит в проверке нескольких серийных изделий или тесте продаж и вы готовы принять риск всей пробной закупки. До оплаты согласуйте характеристики, документы и условия приёмки партии.