Китайская фабрика меняет материал после аванса: что делать

Сначала выясните, что фабрика уже успела сделать

Первый вопрос поставщику: это предложение или замена уже применена? Попросите указать состояние заказа по артикулам: сколько единиц изготовлено по исходным требованиям, сколько с изменениями и что ещё не запущено.

Уточните, где находится каждая часть партии и как её можно отличить. Если изделия внешне одинаковы, потребуются обозначения коробов, номера партий или другая согласованная идентификация. Иначе при инспекции будет трудно понять, какой вариант проверяют.

Сообщите, что предложение требует рассмотрения, и запросите подтверждение, какие операции фабрика готова приостановить до решения. Само письмо покупателя ещё не подтверждает остановку производства. Получите ответ с конкретными артикулами и объёмами.

Вопросы соблюдения договора и возможных требований к поставщику разбирайте отдельно с ответственным за сделку. Для технического решения сначала нужно установить, что произошло с товаром.

Попросите описать замену без слова «аналог»

Поставщику удобнее объяснить замену доступностью сырья. Покупателю нужно понять, пригоден ли изменённый товар для его задачи.

Запросите по исходному и предлагаемому варианту:

• точное наименование, марку, изготовителя и обозначение материала или компонента;
• техническое описание и документы, на которые ссылается фабрика;
• параметры, которые изменятся или требуют дополнительной проверки;
• причину замены и возможность сохранить исходное исполнение;
• влияние на цену, срок производства и упаковку;
• артикулы и количество изделий, которых касается предложение.

Для блока питания это могут быть другая модель и её характеристики, для корпуса другая марка полимера, для комплекта отсутствие или замена отдельного вложения. Не объединяйте эти изменения в общую запись «комплектация без ухудшения».

Согласовывать стоит и изменения, которые поставщик считает небольшими. Зафиксируйте, что изменится в материале, компоненте, упаковке или методе проверки.

Передайте сравнение тому, кто отвечает за применение товара

Закупщик может согласовать цену и график, но техническую пригодность должен оценить сотрудник, который понимает условия использования изделия. Для производственной детали это может быть инженер, для готового оборудования технический специалист заказчика.

Дайте ему исходное ТЗ и описание замены. Попросите обозначить, какие параметры нужно подтвердить до решения. В зависимости от товара это могут быть размеры, совместимость, работа под нагрузкой, стойкость покрытия или другие согласованные характеристики.

Не делайте вывод о материале только по внешнему виду. Если требуется подтвердить состав или свойство, определите подходящий метод и исполнителя проверки. Фото и обычного осмотра для такой задачи может быть недостаточно.

Отдельно проверьте с профильным специалистом, влияет ли изменение на применимость разрешительных документов, маркировку и описание товара при ввозе. Не следует автоматически считать действующий документ подходящим для любой новой комплектации.

Если исходные требования хранятся только в переписке, соберите их в одну рабочую редакцию. Как это сделать, показали в статье ТЗ китайской фабрике перед заказом партии.

Определите, нужен ли новый образец

Повторный образец имеет смысл, когда решение зависит от сборки, функции, внешнего вида или другого свойства, которое ещё не подтверждено для нового исполнения. Заранее запишите, что будете проверять и какой результат позволит принять замену.

Попросите фабрику обозначить образец и указать, из каких материалов и компонентов он изготовлен. Сопоставьте его с предлагаемой редакцией спецификации. Образец со склада, о котором известно только «он похож», не закрывает вопрос по конкретной замене.

Если изменённые изделия уже производятся, обсудите отбор образца именно из этой части партии. Проверяйте его по согласованным параметрам и новой редакции спецификации.

Не назначайте повторный образец формально. Если внешний вид не изменился, а вопрос касается свойства материала, решающим может оказаться испытание. Задачу проверки определяет технический специалист. Про организацию первого образца есть отдельная статья как заказать образец товара из Китая.

Согласуйте цену и срок вместе с новым исполнением

После технической оценки сравните варианты: сохранить первоначальные требования и ждать, принять проверенную замену или согласовать разделение заказа. Для каждого нужны понятные последствия.

Уточните не только новую дату окончания производства, но и время на образец, испытания и инспекцию. Если эти этапы ещё не завершены, дата готовности пока зависит от их результата.

В расчёт включите повторную проверку, доставку образца, возможную доработку и изменения в перевозке. Снижение закупочной цены само по себе не показывает, выгодна ли замена. Одновременно согласуйте, кто оплачивает дополнительные работы. Результат переговоров зафиксируйте в порядке, предусмотренном сделкой.

При частичной отправке проверьте, можно ли использовать первую часть отдельно. Если для запуска оборудования нужны все узлы, доставка только готовых компонентов может не решить задачу покупателя.

Выпустите новую редакцию и ограничьте согласование

Разрешение на замену должно отвечать на четыре вопроса: что разрешено, для какого заказа, в каком количестве и как это будут проверять.

Внесите изменение в спецификацию и связанные файлы. Укажите номер редакции, дату и перечень правок. Если меняется состав изделия, обновите перечень комплектующих. Порядок оформления изменений к договору согласуйте с ответственным за него.

Не оставляйте одновременно две рабочие версии без пояснения. Фабрике, инспектору и закупщику нужен один понятный комплект документов с обозначением, к какой части заказа он относится.

Учебный пример: компания заказала 800 корпусов. Фабрика предлагает заменить материал для 300 из них. Если замену одобрили только для этой части заказа, решение должно прямо указывать 300 единиц, их обозначение и новую редакцию спецификации. Оно не распространяется автоматически на остальные 500 или на следующий заказ.

Попросите поставщика подтвердить, как он разделит варианты в производстве и упаковке. При отгрузке эта разбивка должна читаться в данных по партии.

Обновите задание инспектору и данные для логиста

После согласования передайте исполнителю проверки новую спецификацию, обозначение образца и перечень изменённых параметров. Укажите, какие варианты есть в заказе и как их различать.

Попросите отразить в отчёте, какую часть партии и по какой редакции проверили. Общая отметка о положительном результате не объясняет, подтверждён ли именно новый компонент. Подробнее о составе проверки написали в статье контроль качества товара в Китае.

Логисту сообщите новую дату готовности и окончательные параметры груза. Замена комплектации или упаковки может повлиять на массу, габариты и число мест. До подачи машины нужно подтвердить данные готовой партии.

При консолидации с товарами других фабрик согласуйте, ждать ли изменённый заказ или отправлять остальные отдельно. Для расчёта автодоставки нужны параметры и адреса каждой фактической отправки. Не сохраняйте старый план загрузки только потому, что количество изделий в заказе не изменилось.

Что написать китайскому поставщику

По нашему заказу просим описать предлагаемую замену: исходный и новый материал или компонент, изготовитель, обозначение и различия в характеристиках. Укажите затронутые артикулы и количество, состояние производства и способ разделения вариантов. Нужны влияние на цену, дату готовности и упаковку, а также предложения по образцу и проверке. До нашего письменного решения просим подтвердить приостановку операций, связанных с заменой, по указанной части заказа. Предлагаемую редакцию спецификации просим приложить к ответу.

После рассмотрения отправьте отдельное решение. В нём перечислите принятые изменения, условия проверки и документы, которые фабрика должна подтвердить. Не используйте одно «согласовано» в ответ на длинную цепочку сообщений, где одновременно обсуждали цену, материал и срок.

Частые вопросы

Нужно ли соглашаться на аналог, если аванс уже перечислен?

Аванс сам по себе не подтверждает пригодность другого материала. Сначала разберите предложение и условия договора, затем согласуйте решение по конкретному исполнению.

Достаточно ли письма фабрики «качество такое же»?

Для оценки нужны точное описание замены и подтверждение важных для вас параметров. Определите их по применению изделия и передайте требования исполнителю проверки.

Можно ли принять замену только для одной партии?

Такое ограничение можно предложить при согласовании. Укажите заказ, артикулы, количество и идентификацию изменённого товара. Получите подтверждение фабрики и оформите решение в применимом порядке.

Что делать, если фабрика уже использовала другой материал?

Установите объём изменений, запросите разделение и идентификацию товара, организуйте необходимую оценку. Решение по приёмке, оплате и дальнейшим действиям принимайте с учётом результатов и договора.

Нужно ли повторять всю инспекцию?

Объём проверки зависит от изменения и состояния партии. Технический специалист и исполнитель контроля должны определить, какие прежние результаты применимы, а какие параметры нужно проверить заново.

Закупаете товар по своей спецификации? Передайте «Синему Шару» действующее ТЗ, описание изменений, количество и города поставщиков. Обсудим состав работ по поставке и данные, которые нужно подтвердить до забора груза. Поставка из Китая под ключ.